Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation nach GdoB (Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung) ist seit 2015 verpflichtend. Sie dient dazu, nachweisen zu können, dass bei der Verarbeitung von digitalen Dokumenten die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GdoB) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten sowie Belegen erfüllt sind.

Die Fakten:

• Mit der Doku stellen die Finanzbehörden sicher, dass sie jederzeit Zugriff auf Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen haben.
• Desweitern werden damit Prozesse im Unternehmen dokumentiert und so niedergeschrieben, dass ein sachverständiger Dritter diese nachvollziehen kann.
• Die Dokumentation umfasst die Allgemeinen Prozesse, die Anwenderdokumentation sowie die Dokumentation der technischen Systeme und des Betriebes.
• Sollte eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation bei einer Betriebsprüfung nicht vorliegen, kann eine Buchhaltung verworfen werden.
• Zudem haben Sie daraus auch Vorteile, unter anderem wird ein detaillierter Einblick in die eigenen Prozesse gewährt, doppelte Arbeitsschritte werden gesehen und damit Mehraufwand reduziert. Die Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter können besser genutzt werden und Risiken, wie z. B. Personalausfall, werden dargelegt.